Iedereen die op kantoor werkt, zal bekend zijn met de overvolle mailbox na je vakantie. Je krijgt zoveel mails op een dag binnen dat je na een tijdje afwezig te zijn geweest, je soms wel dagen nodig hebt om alle binnengekomen mails door te worstelen. Een mailbox opschonen kan ontzettend veel tijd kosten en al helemaal wanneer je dit niet op een handige manier doet. Wij willen je daarom graag laten zien hoe je op eenvoudige manier door al die mails kunt gaan. Je zult zien dat wanneer je je met de juiste mindset op deze klus stort, je zo door al die mails heen bent.
Je mailbox is geen to-do lijst
De meest gekozen strategie om al je mails door te nemen en weg te werken, is tegelijkertijd ook de meest inefficiënte. Mensen lezen hun mails, kijken of ze relevant zijn, markeren ze vervolgens als relevant en komen er later nog een keer op terug. Dit betekent dat je dus niet een keer door al die mails heen moet gaan, maar meerdere keren. Vandaar dat wij de OHIO techniek aanraden. OHIO staat voor Only Handle It Once. Heb je je mail eenmaal geopend, dan moet je gelijk actie ondernemen zodat je de taak ook gelijk kunt afvinken. Dat zorgt ervoor dat je op gestructureerde wijze te werk kunt gaan en dat zal ook rust in je hoofd brengen als je mailbox vol zit. Laten wij de handelingen voor je opsommen.
Wat te doen met je mails?
Als je veel mails hebt, moet je ze een keer openen en vervolgens gelijk zorgen dat je ze afhandelt. Vraagt de verzender van de mail om een antwoord op een vraag? Geef deze het antwoord dan gelijk of stuur de mail door naar degene die het antwoord weet. Denk niet ‘daar kom ik later nog wel op terug’ als je het antwoord nu even niet weet. Delegeren is ook een vorm van afhandelen. Vraagt de schrijver van de mail om een bestand, stuur dit dan gelijk op. Je kunt er ook voor kiezen om je mail later te versturen door middel van de later-verzenden-optie. Dit is handig omdat je dan niet gelijk weer een reactie van de ontvanger krijgt. Dat geeft jou tijd om alle andere mails bij langs te gaan. Heb je mails waar je niks mee kunt? Gooi deze dan gelijk weg. Dat ruimt lekker op en richt de aandacht op de mails die wel belangrijk zijn.
Gebruik je out of office instellingen langer
Veel mensen maken gebruik van een out of office mailtje wanneer zij op vakantie zijn. Het is handig om dit wat langer te gebruiken dan je vakantie daadwerkelijk duurt. Zo kun jij namelijk tijdens de eerste dagen van je vakantie je mails grondig afhandelen zonder dat er voortdurend nieuwe mails bij zullen komen. Sorteer je mails ook altijd van nieuw naar oud zodat je zeker weet dat je geen verouderde mails hoeft te beantwoorden die niet meer relevant zijn.